Кадровые записи, или кадровые файлы, представляют собой записи, относящиеся к сотрудникам в организации, и состоят из всеобъемлющей, накопленной информации. Кадровые записи обычно ведутся отделом кадров агентства и включают в себя соответствующую информацию о заявлении сотрудника, описании работы, данных о заработной плате и многом другом. На сайте https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/hr-administration/ компании UCMS Group Russia предлагается полный спектр услуг по ведению кадрового учёта. Аутсорсинг UCMS Group — высочайший КДП и гарант спокойных процессов. Что же представляет собой кадровый учёт?
Виды кадрового учёта
Хотя существует целый ряд кадровых записей, которые организация может использовать, все эти документы вписываются в одну из шести категорий. Из этих категорий наиболее часто упоминаемыми, как правило, являются документы о найме и отчёты о производительности труда.
- Общая информация: Эта группировка объединяет личную информацию, такую как полное имя сотрудника, дату рождения, номер социального страхования, номер телефона, адрес и, возможно, их контактные номера для экстренных случаев.
- Большинство работодателей придерживаются документов, используемых в процессе найма, таких как заявления о приеме на работу, должностные инструкции, резюме или сопроводительные письма.
- Трудовые соглашения: Иногда аспекты отношений между работодателем и работником регулируются официальными документами, такими как профсоюзные договоры, соглашения о неконкуренции и соглашения о конфиденциальности или неразглашении.
- Компенсация: Записи, связанные с компенсацией (и информацией о льготах), включают W-4, формы бенефициаров, записи о заработной плате и табели учета рабочего времени за предыдущие годы.
- Производительность труда: Этот раздел довольно широк, но может включать оценки эффективности, корректирующие действия, дисциплинарные письма, награды, номинации, образование, полномочия, учебные записи или продвижение по службе в агентстве.
- Информация после трудоустройства: Точно так же, как работодатели сохраняют документы о найме, многие также подают информацию после трудоустройства. Эти документы представляют собой такие вещи, как письмо об отставке или увольнении, окончательная служебная аттестация и окончательная зарплата.
Какие записи должны храниться в отдельном, конфиденциальном файле
Это хорошая идея — и часто требуемая по закону — хранить определённые записи сотрудников и информацию в конфиденциальном файле, который отделен от остальной части ваших документов. Надлежащее управление кадровыми записями может потребовать некоторых дополнительных усилий, но это необходимый шаг к защите конфиденциальности всех сотрудников или сотрудников.
- Результаты проверки анкетных данных: Результаты проверки анкетных данных охватывают от прошлой проверки занятости, до кредитной истории, до криминальной истории заявителя. Проведение проверок биографических данных проводится для обеспечения безопасности каждого сотрудника.
- Судебные документы: Судебное разбирательство — это процесс рассмотрения споров в рамках судебной системы. Документы, связанные с судебным разбирательством (т.е. сам оспариваемый иск или окончательное решение судьи), всегда должны храниться в конфиденциальном файле.
- Форма I-9s: Форма I-9 используется для проверки личности и разрешения на трудоустройство лиц, нанятых для работы в Соединенных Штатах. Поскольку эти формы обладают высокочувствительной, лично идентифицируемой информацией, они требуют тщательной защиты.
- Медицинские записи: Любые документы, связанные с трудоустройством, которые содержат медицинскую информацию, должны быть сохранены независимо от других личных дел, поэтому ничто не раскрывается или не передается другому сотруднику.
- Большинство федеральных и государственных работников получают оплачиваемый отпуск каждый год для таких ситуаций, как рождение, усыновление или приемная семья нового ребенка; уход за супругом, ребенком или родителем; военный уход и отпуск; и личные причины здоровья, все из которых полностью конфиденциальны.
- Расследование сотрудника: Документы, относящиеся к дисциплинарным мерам сотрудника или кадровому расследованию в отношении претензии сотрудника, должны быть сохранены в конфиденциальном файле, который не может быть доступен другим сотрудникам в офисе.
Почему важно поддерживать кадровый учет в актуальном состоянии
Это облегчает подачу налогов
Пересмотр кадровых записей имеет важное значение для успеха вашей организации, особенно если учесть, как эти записи вступают в игру для подачи налогов на государственных и федеральных служащих. Если вы расслабитесь на обновлении этих документов, у вас, вероятно, будет больше проблем с заполнением обязательных налоговых форм и подготовкой ежеквартальных данных для вашей заработной платы. Но с точным и постоянным ведением учета вам будет намного легче подавать необлагаемую налогом заработную плату, пособия сотрудникам, время отпуска, отпуск по болезни и так далее.
Соответствует закону
В дополнение к обновлению кадровых записей, что является хорошей деловой практикой, возможно, вам нужно будет идти в ногу с определенными записями, чтобы соответствовать положениям как государственного, так и федерального законодательства. Хотя законы штата, очевидно, варьируются в зависимости от того, где вы работаете, вы захотите убедиться, что соблюдаете применимые законы, где бы ни находились ваши офисы. Эти законы могут диктовать, какая информация должна быть собрана, что ваша организация может или не может делать с указанной информацией и как долго должны храниться записи сотрудников.
Это помогает с пересмотром заработной платы
Пересмотр заработной платы отличается от повышения заработной платы тем, что пересмотр корректирует всю структуру заработной платы (включая все основные компоненты). Поскольку пересмотр является более сложным, чем традиционное повышение, он делает гораздо более важным иметь правильную информацию, которая поможет облегчить это изменение. Без точных кадровых записей, которые могли бы служить руководством, любое количество проблем может возникнуть у нас при попытке инициировать эту модификацию. Тем не менее, с актуальными записями, пересмотр заработной платы может происходить беспрепятственно благодаря текущим данным и предоставленным процентам.
